Rezervasyon Yönetimi
Kütüphanelerde verimli alan kullanımı ve düzenli çalışma ortamları sağlamak için geliştirilmiş akıllı rezervasyon yönetim sistemi, okuyucuların ve yöneticilerin ihtiyaçlarını en üst düzeyde karşılayacak şekilde tasarlanmıştır.
Bu sistem sayesinde kullanıcılar, odalar ve ortak alanlar için bireysel veya grup rezervasyonu yapabilir, rezervasyonlarını kolayca yönetebilir ve akıllı erişim sistemleriyle giriş çıkışlarını kontrol edebilirler. Yöneticiler ise detaylı bir yönetim paneli ile tüm rezervasyon süreçlerini merkezi bir noktadan takip edebilir, alanların kullanım verimliliğini artırabilir ve sistemin etkin bir şekilde işlemesini sağlayabilirler.
Oda ve Ortak Alan Rezervasyonları
Oda Rezervasyonları
Bireysel ve Grup Kullanımı: Odalar, bireysel veya grup kullanımı için rezerve edilebilir. Kullanıcılar, ihtiyaçlarına en uygun çalışma ortamını seçerek çalışma verimliliklerini artırabilirler.
Akıllı Oda Yönetimi:
-
Oda girişlerinde bulunan dokunmatik ekranlar, kullanıcıların rezervasyonlarını yönetmelerine olanak tanır. Kullanıcılar bu ekranlardan:
✅ Odaya giriş yapabilir.
✅ Mola alabilir.
✅ Rezervasyonu sonlandırabilir.
Kapıda Rezervasyon (Zaman Tasarrufu):
-
Bir oda rezerve eden kullanıcı, belirlenen süreden önce odadan ayrılırsa, sistem bu durumu otomatik olarak algılar ve boşalan saatleri tekrar kullanılabilir hale getirir.
-
Kapıdaki ekran veya merkezi sistem üzerinden, boşalan saatler için yeni rezervasyonlar oluşturulabilir.
-
Bu sistem, oda kullanım verimliliğini artırarak gereksiz atıl süreleri minimize eder.
Ortak Alan Rezervasyonları
Serbest Kullanım: Ortak alanlar için önceden rezervasyon yapılabilir, ancak girişlerde kart okutma veya kapıda rezervasyon gibi mekanizmalar bulunmaz. Kullanıcılar, belirlenen saat aralıklarında alanları serbest şekilde kullanabilirler.
Kütüphane İçinde Alan Takibi: Kullanıcılar, rezervasyon sisteminden anlık doluluk durumlarını ve uygun saatleri görüntüleyebilirler.
Görseller & Krokiler:
-
Kullanıcı deneyimini geliştirmek için, oda ve ortak alanların görselleri ve yerleşim krokileri sistem üzerinden sunulmaktadır.
Bu sayede, rezervasyon öncesinde alanın fiziksel konumu ve düzeni hakkında fikir sahibi olunabilir ve en uygun alan seçilebilir.
Zaman Tasarrufu: Kapıda Rezervasyon & Oda Kullanım Optimizasyonu
Esnek Rezervasyon Süreçleri: Kullanıcıların rezervasyon sürelerini tam anlamıyla değerlendirebilmeleri için sistem, anlık olarak boşalan alanları tekrar kullanıma açar.
Gerçek Zamanlı Kapıda Rezervasyon:
Oda rezervasyonları için, kullanıcılar dokunmatik ekranları kullanarak giriş yapabilir, mola verebilir veya rezervasyonlarını tamamlayabilirler.
Eğer bir kullanıcı 10:00 - 14:00 arasında bir oda rezerve etmiş ancak 11:00'de çıkmışsa, sistem 11:00 - 14:00 saatleri arasında odayı tekrar kullanıma açar.
Yeni bir kullanıcı, kapıda kart okutarak anında boşalan süreden faydalanabilir ve mevcut alanlar en verimli şekilde kullanılmış olur.
Verimlilik Artışı:
✔️ Odalar boş kaldığı sürece beklemeye alınmaz, hemen yeni kullanıcılar tarafından rezerve edilebilir.
✔️ Kullanıcılar, oda rezervasyonlarını gereksiz şekilde işgal etmez, bu da sistemin daha adil ve verimli işlemesini sağlar.
✔️ Mola süreleri, erken çıkışlar ve iptal edilen rezervasyonlar sistem tarafından dinamik olarak işlenerek atıl kapasiteyi minimuma indirir.
Okuyucular İçin Rezervasyon Sistemi
Kolay Kullanıcı Girişi: Kullanıcılar, güvenli giriş mekanizması ile rezervasyon sistemine erişerek geçmiş işlemlerini görüntüleyebilirler.
Bireysel ve Grup Rezervasyonu: Kullanıcılar, bireysel veya grup halinde rezervasyon alarak çalışma ortamlarını önceden planlayabilirler.
Akıllı Filtreleme Seçenekleri: Kullanıcılar, sistem üzerinden uygun tarih, saat ve alan bazında filtreleme yaparak kendilerine en uygun rezervasyonları hızlıca bulabilirler.
Bilgilendirme & QR Kod ile Giriş Çıkış:
-
Rezervasyon tamamlandığında, kullanıcılara e-posta ve SMS ile bilgilendirme yapılır.
-
Gönderilen mesajlarda, rezervasyon detayları ve QR kod bulunur.
-
Kullanıcılar, QR kodlarını veya bireysel kartlarını kullanarak giriş çıkış işlemlerini gerçekleştirebilirler.
Yöneticiler İçin Rezervasyon Yönetimi
Tüm Rezervasyonları Yönetme:
-
Alınan, aktif, gelecek ve iptal edilen rezervasyonlar yöneticiler tarafından detaylı şekilde görüntülenebilir.
-
Kullanıcı rezervasyonlarını düzenleme, iptal etme veya belirli kriterlere göre sınırlama getirme işlemleri kolayca yapılabilir.
Mekan Yönetimi:
-
Bina → Kat → Salon → Oda → Masa → Sandalye hiyerarşisine göre tüm alanlar merkezi bir panelden yönetilebilir.
-
Belirli gruplara özel alan tahsisi yapılabilir veya bazı bölümler belirli gruplar için erişime kapatılabilir.
Ceza Yönetimi:
-
Gelmeyen rezervasyonlar sistem tarafından otomatik takip edilir ve belirlenen kurallar doğrultusunda ceza uygulanır.
-
Kullanıcıların kaç gün boyunca rezervasyon yapamayacağı, ceza süresi ve kuralları admin panelinden ayarlanabilir.
-
Ceza alan kullanıcılar hakkında anlık bilgilendirme (e-posta ve SMS) gönderilir.
Giriş-Çıkış Kontrolleri:
-
Rezervasyonlu ve rezervasyonsuz giriş çıkışlar sistem üzerinden takip edilebilir.
-
Kullanıcıların belirlenen giriş çıkış sürelerine uyup uymadığı kontrol edilerek, ihlaller tespit edilebilir.
-
Giriş-çıkış saatleri, kullanılan alan bilgisi ve rezervasyon geçmişi kayıt altına alınarak detaylı analiz yapılabilir.
Esneklik ve Düzenlemeler:
-
Rezervasyon giriş çıkış tolerans süreleri yönetici tarafından ayarlanabilir.
-
Mola süresi, mola sayısı gibi parametreler belirlenebilir.
-
Belirli tarihlerde rezervasyonları açma/kapatma seçenekleriyle, kütüphane yönetiminin planlaması kolaylaşır.
-
Bireysel veya toplu rezervasyon iptal işlemleri sistem üzerinden hızlıca gerçekleştirilebilir.
Gelişmiş Raporlama ve Dashboard:
-
Rezervasyon kullanımı, iptaller, cezalar ve giriş-çıkış kayıtları hakkında detaylı raporlar oluşturulabilir.
-
Dashboard üzerinden gerçek zamanlı verilere erişim sağlanarak, alanların doluluk oranları, aktif rezervasyon sayıları ve kullanım trendleri anlık olarak görüntülenebilir.
-
Alanların kullanım verimliliği ölçülerek, en yoğun saatler, en çok tercih edilen alanlar ve kullanıcı alışkanlıkları analiz edilebilir.
-
Tüm raporlar Excel, PDF veya diğer formatlarda dışa aktarılabilir ve yöneticilere düzenli olarak sunulabilir.
-
Özelleştirilebilir grafikler ve istatistiksel analizler ile yöneticiler, sistemin verimliliğini artırmak için daha bilinçli kararlar alabilir.
